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关于档案管理制度模板精华五篇

2022-05-14

管理制度】导语,我们所欣赏的此篇共有10177文字,由康超国细致订正,上传于祈祷工作报告网!学术界关于档案的定义还不统一。一般,档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。原始记录性是它的本质属性。我国古代的档案,在各个朝代有着不同的称谓。商代称为“册”,周代叫作“中”,秦汉称作“典籍”,汉魏以后谓之“文书”、“文案”、“案牍”、“案卷”、“簿书”,清代以后多用“档案”,现统一称作“档案”。档案管理制度如若你对这类文章的写作能力需要改进或者修正,可以和大家一起探讨!

乡镇档案管理忙吗 第一篇

三、开展档案管理宣传培训,保证档案队伍整齐

  五年来我镇重视档案工作人员岗位职责的建设,贯彻执行《档案法》以及国家有关档案工作的方针政策,定期做好档案工作的法规、制度、规定的宣传工作,增强镇直各单位和各村(社区)档案工作人员的档案科学管理意识。为努力提高档案管理人员的业务素质,一方面积极安排档案管理人员参加档案专业技术和业务知识培训;

另一方面坚持每年开展2-3次档案管理规范化建设以及文件材料收集和鉴定销毁工作的监督、检查和管理业务培训,通过培训使我镇的档案管理队伍更趋合理化、规范化、科学化。全镇13个镇直单位、12个社区、29个行政村建档率达到100%。 

四、多措并举抓好档案管理  力争档案管理有序 

为做好档案管理,我们多措并举:一方面,加强对归档文件材料的保管以及保密力度,由档案人员统一集中管理,凡涉及保密的文件资料,认真做好传阅和保存工作;

另一方面,要求档案工作人员认真做好文件的收、发工作,做好档案的收集整理工作,保证归档文件材料完整、准确、系统。五年来我们在办公室人手紧张情况下,每年五-六月份仍抽调2-3名业务精、工作能力棒、责任心强的工作人员,对上一年度的文书档案进行了整理、归类、收档;

并严格按照保密法和档案法管理档案,保证档案的安全和利用。其次是深入村、镇直单位、企业、社区开展档案业务指导,加强业务指导力度。“十一五”期间,深入基层指导30余次,接收电话业务咨询20余次,具体解决了基层文书建档、文件材料归档、到期档案移交、档案保管方面的问题。 

通过五年的努力,在县局的指导和帮助下,全镇各单位的档案业务水平不断提高,我镇档案质量也有较大的改善,但是,我们还发现在档案管理中仍有很多不足。一是部分人员档案工作意识不足。二是由于现有条件限制,办公自动化技术、电子文件运用少。三是档案收集收集完整率、归档率不高。四是档案专业队伍不稳定。为此,我们在以后的档案管理工作中加大投入、开拓创新、扎实工作,力争使我镇档案事业有新的发展,为全镇上下对查找利用、开发利用档案资源创建新的平台。 

  

公司档案管理制度 第二篇

一、目的

为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理,有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整,防止材料损坏,便于高效、有序的利用档案资料,特制定本管理办法。

二、档案管理内容

1、员工入职档案:个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。

2、员工培训档案:培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。

3、绩效管理档案:将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工离职档案:员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系,死亡等情形。

三、档案相关规定

1、基础管理

1.1原则:分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查,如有虚假,可不予录用和解聘处理。

1.3对人事档案按入职时间分类归档,按在职人员、离职人员进行整理,并及时登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》(见附件二),并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号,人事档案原则上是永久保存。

1.4当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等),应及时将相关资料复印件交人力资源部归档,原件当场查验。

1.5调动和录用入公司的员工,应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前,对调入或新建立的档案都应登记。

1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性,归档的材料必须认真鉴别,保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的,应在盖章、签字后归档。

1.7员工离职档案每月清查,另外存档,档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗8年止)。

1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

1.9档案应分类编号存放,一个员工一个编号,防止重名重姓员工档案交叉,制电子目录,以便查阅。

2、档案的查、借阅

2.1档案分为保密与非保密,保密档案禁止查阅,只能在档案室阅览,不得外借;非保密级档案因工作需要查、借阅,须填写《查、借阅人事档案单》(附件三),经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案,下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。

2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部(除特殊情况可延长),对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。

2.5人力资源部做好查、借阅登记,并在《人事档案借阅登记本》签字登记(附件三)。

3、查、借阅档案注意事项

3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

3.2不得擅自复印、拍摄档案内容,如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。

3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容,违反者视情节严重,予以惩处。

4、档案的销毁

4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。

4.2某些档案到了销毁期时,由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》(附表五),经行政人力资源部经理批准后销毁。

4.3经批准销毁的人事档案,人力资源部须认真核对,将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档,登记表永久保存。

四、制定、修订、废除与实施

本管理办法经行政人力资源部经理批准后,由人力资源部实施,修订和废止亦同。

档案现代化管理 第三篇

二、加强档案基础工作是档案管理现代化的前提

“以我为主”是推进档案工作规范化、标准化、现代化的一个重要原则。在文书整理归档工作中,要注意解决好三个问题:一是要准确把握文件归档的时效性;

二是明确归档的重点,进行合理分工,提高档案的利用率;

三是在坚持“以我为主”归档原则的前提下,注意维护全宗的完整性。即不该归档的文件不混入,应归档的文件不散失。

去粗取精,重新组合,是实现档案管理标准化、规范化的重要环节。档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用,而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案室在推进计算机管理的过程中,应先根据全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有档案进行排队,将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理,将那些组卷过厚、内容混杂的案卷重新组卷,这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高档案的社会利用率。

三、做好档案检索工作,促进档案管理现代化

一是结合档案室实际规范著录工作。著录是档案管理现代化的重要手段之一,是实行计算机管理的一项基础工作,也是直接影响输入计算机中的数据与信息的准确性的一项前期工作。1986年国家档案局颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。除此之外,还要根据计算机管理的技术要求和档案室实际情况制定出适合档案室著录工作的著录细则。

二是统一分类号,保证检索查全率。计算机检索的显著优势是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性,在分类过程中,首先要根据《中国档案分类法》对档案进行统一分类,并且结合实际制定出具体细则。其次在分类的过程中还应加强校审力度,减少人为错误,做到前后标引一致,同一类文件标引一致,从而达到标准化和规范化管理。第三,对于基础较好且具备全引目录的案卷,在著录时可以直接在全引目录上面分类标引;

对那些特殊形式的档案可利用计算机程序先将案卷目录直接录入,然后由计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础,可以减少著录环节,大大提高著录速度。

三是规范题名,简化查找时间。档案的分类号保证了检索查全率,而题名准确才能保证检索的查准率,因此在著录时要统一规范题名。首先,规范机构简称,以免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清等情况。其次,根据计算机检索需要,在著录过程中将题名中的责任者、事由、文种等要素填写完整。第三,统一题名中含义不清的文种,如要求批复的文件写“请示”,凡不要求批复的文件则写“报告”。

近年来,各级档案部门在推进档案管理现代化的进程中,通过实行标准化、规范化的工作,提高了档案管理基础工作水平,并已初步建成了计算机检索体系,为实现档案管理现代化打下了坚实的基础。

稿件来源:黄河报·黄河网

    

流动人员人事档案管理问题及改进策略 第四篇

摘要:对于流动人员而言,其流动性极强,尤其是在我国区域经济发展体系日益完善的情况下,就业人员的流动性越来越大,许多流动人员在一年内会辗转多个城市,进而影响到了流动人员人事档案的管理。目前,虽然大部分组织与机构逐渐意识到了流动人员人事档案管理工作的重要性,但依然存在诸多问题,导致无法科学、规范的管理流动人员的人事档案。所以,针对流动人员人事档案管理的重要性及其存在的问题,本文进行了深入分析,并制定了相应的解决措施。

关键词:流动人员;人事档案管理工作;意义;问题;改进策略

流动人员的人事档案管理是我国人事档案管理中极为重要的一项工作,从整体上来看,虽然大部分组织与机构都开始重视流动人员档案管理工作,但依然存在流动人员人事档案管理的内容单一、材料收集的难度较大、转递的规范性较差等诸多问题,从而对此项工作的开展造成了严重阻碍。因此为了解决这些问题,必须严格管理流动人员人事档案管理工作。

一、流动人员人事档案管理工作存在的主要问题分析

第一,缺乏足够重视。从当前的情况来看,我国部分组织与机构并没有重视流动人员的人事档案管理,一些非公有制与中小民营企业甚至经常会忽视流动人员档案管理工作,往往通过传统的方式来管理,相关工作人员难以熟练的对信息化设备进行操控,从而对此项工作的信息化管理造成了不利影响。第二,机构混乱。一般而言,流动人员的人事档案通常由人事行政部门下设的人才流动服务机构与县级及以上的党委组织部门来管理,其他部门无权擅自留存档案信息。但受利益的驱使,部分机构或单位即使没有人事权,同样会擅自管理流动人员的档案信息,致使此项工作的正常秩序被破坏。第三,管理的合理性较差。在外部经济环境的影响下,以往很多不具备管理流动人员人事档案资质的企业(如人事中介机构等)会擅自承接此项工作,严重扰乱了流动人员人事档案管理的秩序,而且一些机构采取的管理方法较为落后,信息化设备比较少,档案库房与流动人员人事档案管理的要求不相符,甚至在开展工作时,依然以传统的手工操作为主,工作效率非常低。第四,缺乏完善的交接流程。现阶段,在员工离职之后,大部分企业都没有根据既定的交接流程来交接档案,一些企业不仅没有保管员工的档案,甚至让员工自己来保管,进而损坏或丢失了诸多档案。需要注意的是,一旦人事档案丢失,往往会给员工带来巨大的损失。此外,为了减少投入到流动人员人事档案管理工作中的资金,一些企业通常会与规模比较小的人事代理机构进行合作,并让他们来管理员工的档案,从而扰乱了人事档案的秩序。第五,现代化水平比较低。目前,大部分流动人员人事档案管理部门采取的管理方式都比较落后,相关的硬件设备比较少,甚至在某些档案管理部门看来,人事档案管理工作仅仅是把袋子封装好并放置到上锁的柜子中。在干部人事档案逐步完善的情况下,部分人才服务机构开始将一些专门的软件运用到干部人事档案管理当中,但这仅仅能够使档案目录管理的需求得到满足,无法使信息资源得到充分使用,并且降低了档案管理的现代化水平。

二、流动人员人事档案管理工作的改进策略

第一,充分意识到流动人员人事档案管理的重要性。要想使流动人员的人事档案得到有效管理,必须引导组织与机构加强对于此项管理工作的重视,并努力培养大量的相关人才。假如组织与机构内拥有众多流动人员,那么需要设立专门的流动人员人事档案管理部门。企业必须加强对于流动人员人事档案管理工作的重视,增加在此项工作中投入的资金,确保资金的充足性。企业需要引导流动人员树立正确的档案保护意识,并为他们提供必要的教育培训,使其充分意识到档案工作的重要性,并大力宣传《档案法》等相关法规,从而使流动人员的档案意识得到强化。第二,为流动人员的人事档案构建完善的管理制度。通过管理制度能够规范流动人员的人事档案管理,因此必须加快对于管理制度的完善。以某些私营企业为例,需要根据《档案法》的相关要求,及时的对流动人员的认识档案管理工作进行调整,并加快对于相关法律法规的制定。同时,如果流动人员没有如实填写其人事档案,那么组织与机构应拒绝聘用他们。第三,使流动人员人事档案管理实现规范化。为了使流动人员的人事档案得到更好的管理,需要严格规范此项管理工作,尤其是在档案的转递上,更要做到规范化的管理,只有这样,才能有效提升流动人员人事档案管理工作的科学性。构建配套的归档制度,加强对于流动人员人事档案的管理;妥善保管这部分员工的档案,确保档案管理工作的顺利进行,从而使流动人员能够如实填写自己的档案信息;此外,为了避免档案被流动人员私自带走,在流动人员查阅与借阅档案时,应进行严格的管理。第四,全面提升人事档案管理者的综合素质。随着科学技术的快速发展,为了更好的管理流动人员的人事档案,相关工作人员必须不断提升自身的综合素质。信息化时代的到来,对人事档案管理者的工作能力及其综合素质提出了较高的要求,因此,人事档案管理者只有努力满足这一要求,才能使经济社会的发展需求得到满足。同时,人事档案管理部门应加强对于相关工作人员的教育培训,引导他们养成良好的职业素养,树立正确的法律观念,并具备丰富的计算机技能与档案管理知识,如此一来,不仅可以使他们紧跟时代发展的潮流,而且可以使其更好的投入到本职工作当中,进而使人事档案实现数字化与信息化的管理。第五,对流动人员人事档案管理的模式进行创新。组织与机构不仅需要加强对于流动人员档案管理工作的重视,而且还要积极改革与创新流动人员档案管理的模式,并与实际情况相结合,将人事代理的方式引入,使流动人员的人事档案得到规范、统一的管理。这样不仅能够解决人事档案管理工作的不足之处,而且可以使此项工作变得更加科学、合理。企业只有引导流动人员意识到人事档案管理的重要性,并将相应的指导提供给他们,才能使其人事档案得到更好的管理。

三、流动人员人事档案管理工作的重要意义

第一,为优化人力资源市场化配置提供依据。在市场经济不断发展、人事制度改革日益深入的情况下,人力资源服务机构逐步体现出它在优化人力资源配置方面不可忽视的重要作用,而流动人员人事档案管理和利用正是人力资源服务机构加强和创新人力资源市场化配置的重要手段之一,也是促进社会就业、创业的重要措施。通过利用流动人员人事档案,对辖区内流动人才按专业、技术职务等类别进行分类,提高人才流动的合理性,并为流动人员就业、创业等各个环节提供具有法律效力的依据,保障流动人员的合法权益。通过引导和调控可以解决人才闲置、浪费、不均衡和无序化的问题,满足市场经济对人才的多样性需求。第二,为流动人员社会化管理提供保障。人员大规模流动不仅带动了经济发展,同时也带来了流动人员的社会化管理问题,如就业、失业等,而这些问题均与民生及社会稳定息息相关,作为一项重要的管理信息,流动人员人事档案能够为企业掌握流动人员的整体情况和个体情况提供数据支持,为有关部门制定相关政策、引导市场走向、指导就业、保障社会安定和谐提供积极的作用。第三,为企业培养使用人才提供参考。人事档案中以时间为线记录了一个人的学识水平、业务能力和职业生涯,这些信息详细记录了一个人的“德、能、勤、绩”,作为笔试、面试的补充,更能全面准确地反映出个人情况,可以为企业招聘或者晋升职务提供全方位的参考,有利于企业用最短时间,最小成本选拔出最合适的人才。第四,具有重要的凭证作用。从个人的角度来看,企业在审核员工的相关手续时,如求职、落户、政审、晋升、社保等,均需要将人事档案的原始材料当作依据,在《档案法》与《流动人员人事档案管理暂行规定》中,我国明确规定,不论是因辞职或被辞退而流动,还是高校毕业而流动,人员的档案材料不得被个人私自保管,应该由具备档案管理权限的机构来保管,所以档案材料的原始性、真实性与法律效力相对比较强,是流动人员维护自身权益的有效凭证和工具。由此可见,在社会经济不断发展特别是我国流动人口日益增多的情况下,我国流动人员人事档案管理的难度越来越大,而且根据此项工作当前的状况可知,依然存在诸多的问题,这严重阻碍了我国人事档案管理工作的科学化与规范化。因此,为了使流动人员的人事档案得到更好的管理,必须深入分析其存在的问题,并采取相应的改进策略。

参考文献:

[1]莫玉芬.流动人员人事档案管理的重要性及政策措施研究[j].管理观察,20xx(14):28-29.

[2]杨如正.加强流动人员人事档案管理的思路构建[j].人才资源开发,20xx(06):162-163.

[3]王忠泽.人事档案管理工作思路探索[j].人力资源管理,20xx(11):231.

[4]李艳斐.新时期流动人员人事档案管理对策分析[j].办公室业务,20xx(11):141.

城市建设档案管理规定 第五篇

第一条 为了加强城市建设档案(以下简称城建档案)管理,充分发挥城建档案在城市规划、建设、管理中的作用,根据《中华共和国档案法》、《中华共和国城市规划法》、《建设工程质量管理条例》、《科学技术档案工作条例》,制定本规定。

第二条 本规定适用于城市内(包括城市各类开发区)的城建档案的管理。

本规定所称城建档案,是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。

第三条 建设行政主管部门负责全国城建档案管理工作,业务上受国家档案部门的监督、指导。

县级以上地方建设行政主管部门负责本行政区域内的城建档案管理工作,业务上受同级档案部门的监督、指导。

城市的建设行政主管部门应当设置城建档案工作管理机构或者配备城建档案管理人员,负责全市城建档案工作。城市的建设行政主管部门也可以委托城建档案馆负责城建档案工作的日常管理工作。

第四条 城建档案馆的建设资金按照国家或地方的有关规定,采取多种渠道解决。城建档案馆的设计应当符合档案馆建筑设计规范要求。城建档案的管理应当逐步采用新技术,实现管理现代化。

第五条 城建档案馆重点管理下列档案资料:

(一)各类城市建设工程档案:

1、工业、民用建筑工程;

2、市政基础设施工程;

3、公用基础设施工程;

4、交通基础设施工程;

5、园林建设、风景名胜建设工程;

6、市容环境卫生设施建设工程;

7、城市防洪、抗震、人防工程;

8、军事工程档案资料中,除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。

(二) 建设系统各专业管理部门(包括城市规划、勘测、设计、施工、监理、园林、风景名胜、环卫、市政、公用、房地产管理、人防等部门)形成的业务管理和业务技术档案。

(三) 有关城市规划、建设及其管理的方针、政策、法规、计划方面的文件、科学研究成果和城市历史、自然、经济等方面的基础资料。

第六条 建设单位应当在工程竣工验收后三个月内,向城建档案馆报送一套符合规定的建设工程档案。凡建设工程档案不齐全的,应当限期补充。

停建、缓建工程的档案,暂由建设单位保管。

撤销单位的建设工程档案,应当向上级主管机关或者城建档案馆移交。

第七条 对改建、扩建和重要部位维修的工程,建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原建设工程档案。凡结构和平面布置等改变的,应当重新编制建设工程档案,并在工程竣工后三个月内向城建档案馆报送。

第八条 列入城建档案馆档案接收范围的工程,建设单位在组织竣工验收前,应当提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。预验收合格后,由城建档案管理机构出具工程档案认可文件。

第九条 建设单位在取得工程档案认可文件后,方可组织工程竣工验收。建设行政主管部门在办理竣工验收备案时,应当查验工程档案认可文件。

第十条 建设系统各专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案,凡具有永久保存价值的,在本单位保管使用一至五年后,按本规定全部向城建档案馆移交。有长期保存价值的档案,由城建档案馆根据城市建设的需要选择接收。

城市地下管线普查和补测补绘形成的地下管线档案应当在普查、测绘结束后三个月内接收进馆。地下管线专业管理单位每年应当向城建档案馆报送更改、报废、漏测部分的管线现状图和资料。

房地产权属档案的管理,由建设行政主管部门另行规定。

第十一条 城建档案馆对接收的档案应当及时登记、整理,编制检索工具。做好档案的保管、保护工作,对破损或者变质的档案应当及时抢救。特别重要的城建档案应当采取有效措施,确保其安全无损。

城建档案馆应当积极开发档案信息资源,并按照国家的有关规定,向社会提供服务。

第十二条 建设行政主管部门对在城建档案工作中做出显著成绩的单位和个人,应当给予表彰和奖励。

第十三条 违反本规定有下列行为之一的,由建设行政主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任:

(一)无故延期或者不按照规定归档、报送的;

(二)涂改、伪造档案的;

(三)档案工作人员玩忽职守,造成档案损失的。

第十四条 建设工程竣工验收后,建设单位未按照本规定移交建设工程档案的,依照《建设工程质量管理条例》的规定处罚。

第十五条 省、自治区、直辖市建设行政主管部门可以根据本规定制定实施细则。

第十六条 本规定由建设行政主管部门负责解释。

第十七条 本规定自1998年1月1日起施行。以前发布的有关规定与本规定不符的,按本规定执行。

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